KPIとは? KGIやKSFとの違い、KPI設定方法、注意したい「SMART」までわかりやすく解説

Sprocket編集部

KPI

KPIは目標に到達するためのプロセスを定量的に数値で把握するための指標です。この記事では、KPIとセットで使われるKGIや、新しい概念であるKSFとの違い、KPIの設定方法と注意点をわかりやすく解説します。

KPI(Key Performance Indicators)とは?

KPIは「Key Performance Indicators」の頭文字をとった略語で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。最終的な目標達成にいたる過程において、定量的に達成度合いを測る指標のことを言います。プロセスの成否を数値で評価することで最終目標の達成度合いを客観的に把握でき、改善すべきポイントも明らかになるため、マネジメントにおいて重視されている考え方です。簡単に言うと、KPIの位置づけは最終的な目標にいたるまでの中間目標だと言えるでしょう。

KPIはKGI(Key Goal Indicator)とセットで使われる

KPIとセットで扱われる考え方にKGI(Key Goal Indicator)があります。KGIは「重要目標達成指標」と訳され、最終目標が達成されているかどうかを評価する指標のことを言います。どちらも定量的な指標ですが、KPIは業務のプロセスを評価するのに対し、KGIは組織やプロジェクトの最終的なゴールを数値で示すものです。

このKGIを達成するため、より具体的に目標を細分化し、その1つひとつを数値で評価できるように設定するのがKPIなのです。つまり、KPIはKGIと不可分の関係にあり、あわせて使うことで効果を発揮します。KPIとKGIの関係については後ほど、KPIの設定方法の項でも詳しく述べます。

KPIとKSF(Key Success Factor)の違い

KPIと似たもうひとつの用語が、KSF(Key Success Factor)またはKSF(Key Factor for Success)、日本語では「重要成功要因」と訳される考え方です。KSFは事業を成功させるために必要な要因を言語化したもので、KPIと異なり多くの場合は定性的に設定されます。

例として「生産性〇〇%アップ」というKGIを目指すケースを考えてみましょう。KGIを達成するために欠かせない重要な要因のひとつとして「労働環境」に着目した場合、KSFには「労働環境の改善」が挙げられます。さらに、このKSFを具体的な数値目標に落とし込み「時間外労働20%削減」のように具体的な数値で表したものがKPIとなるのです。

KPIの設定には「SMART」を意識する

ここからはKPIの設定について理解を深めていきましょう。まず、KPIをしっかり機能させるために意識しておきたい「SMART」の法則について解説します。これは、KPIを次の5つの要素に当てはめて考える方法です。

・Specific(明確性)

・Measurable(測定可能性)

・Achievable(達成可能性)

・Relevant(関連性)

・Time-bounded(適時性)

では、それぞれの要素について詳しく見ていきましょう。

Specific(明確性)

KPIは明確かつ具体的に設定しなくてはいけません。個人によって解釈にばらつきが出るようなあいまいな表現や現場になじみのない指標を用いると、メンバーが共通認識をうまく持てなくなる恐れがあります。誰が見ても同じレベルで認識できる指標を設定することで、組織全体で目標を共有し、達成に向けて主体的に取り組むことができるでしょう。

Measurable(測定可能性)

KPIは測定可能な数値で設定する必要があります。数値化できない定性的な目標では、目標到達まであとどれくらいか、期限に間に合いそうかといった達成度合いの評価を感覚に頼らざるを得ません。達成状況を客観的に分析できないと、結果が思わしくなく改善しようとしても、課題がある部分や的を射た施策を見つけることが難しくなります。KPIには、件数やパーセンテージなど明確に数値で表せる指標を設定しましょう。

Achievable(達成可能性)

KPIは達成率100%を目指す指標であり、達成可能なレベルであることが大事です。実情からあまりにかけ離れた目標や、現実的に不可能な水準をKPIに設定すると、指標として機能せず、KGIの達成にもつながりません。従業員としても、はじめから無理とわかる目標を掲げられては、挑戦する気持ちが起きづらくモチベーションを保つことは難しいでしょう。KPIの難易度は「努力すれば到達できる」程度に設定することが望ましいです。

Relevant(関連性)

KPIは、最終目標であるKGIと密接にリンクしていなければなりません。繰り返しになりますが、KGIを達成するために必要な事柄を定量的な中間目標に落とし込んだものがKPIです。この関連性を意識してKGI・KPIを設定しなければ「KPIをすべてクリアしたのにKGIが達成されない」という事態になってしまいます。KPI達成のために取り組んだコストも無駄になりかねません。すべてのKPIについて、KGIと因果関係でつながっていることを確認しながら設定しましょう。

Time-bounded(適時性)

KPIは数値目標だけでなく「いつまでに」という期限を同時に定めることが重要です。期限が決まっていないと、取り組みを先延ばしにしてしまい、具体的なアクションプランにつながりにくいものです。設定時には有効と考えられた目標も、適切なタイミングを逃すと効果的でなくなる場合があります。また、期間を定めない目標では達成へのモチベーションを維持しにくいでしょう。事業のフェーズや達成段階ごとに期限を設定し、計画的に最終目標へ向かって進められるようにしましょう。

KPIの設定方法を4ステップで解説

KPIの設定方法を4ステップに分けて解説していきます。KGIおよびKSFとの関係についてもあわせて確認してみてください。

ステップ1:最終目標となるKGIを設定する

まず、組織やプロジェクト全体の最終目標となるKGIを設定することから始めます。KGIには、メンバー全員がはっきりと共通認識を持てる明確で定量的な指標を設定します。例えば「売り上げを向上させる」ではKGIとして適切ではありません。「売上高〇〇%アップ」など具体的に数字を設定する必要があります。設定したKGIは関係者全員でしっかり共有しましょう。

ステップ2:KGIを細分化しKSFをあぶり出す

 

次に、設定したKGIをプロセスや構成要素から細分化し、KGI達成のために必要な要因 = KSFを明らかにしていきます。例えばKGIを「売上高〇〇%アップ」としたとき、KSFとしては「商品の認知度アップ」「商品の購入単価アップ」などが考えられるでしょう。

ステップ3:KSFからKPIを設定する

KSFを抽出できたら、それぞれを定量化する指標を洗い出し、具体的な数値目標に落とし込みます。この数値目標がKPIとなります。先ほどの例で言うと「商品の認知度アップ」というKSFをもとに、Webサイトの「新規訪問数〇〇件」や「商品名検索流入数〇〇件」といったKPIが設定できるでしょう。また「商品の購入単価アップ」というKSFに対しては「サイト回遊率〇〇%」「クロスセル転換率〇〇%」などのKPIが考えられます。

ステップ4:KPIを細分化してKPIツリーを作成する

最後に、KPIをさらに細分化しKPIツリーを作成します。上に例示した図で具体的に見てみましょう。この図では右側、つまりツリーの下流に進むほどに、要素が細かく分解された階層構造になっていることがおわかりいただけると思います。例えば「新規訪問数15万件」というKPIは、より具体的な「自然検索流入数10万件」「広告流入数5万件」というKPIに細分化されています。このようにKPIツリーは、KGIを頂点として構成要素を順に分解していくことで、KPIを階層状に図示したものです。KGIを達成するために何が必要なのか、あるKPIを達成することでKGIの達成にどうつながるのかといった、KGI・KPIの全体像を視覚的に把握することができます。

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