5W1Hとは?5W2Hや5W3Hとの違いやビジネスでの活用方法を解説

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Sprocket編集部

5W1Hとは?5W2Hや5W3Hとの違いやビジネスでの活用方法を解説

仕事をスムーズに進めるため、または問題解決をする上で使えるのが、「5W1H」のフレームワークです。本記事では「5W1H」の解説と合わせて、類似のフレームワークである「5W2H」や「5W3H」についても解説します。ビジネスシーンでの活用法もお伝えしますので、情報伝達に課題を抱えている方は是非参考にしてください。

5W1Hとは?

5W1Hとは、「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(だれが)」「What(なにを)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」の英単語の頭文字をとった言葉で、情報をこの要素で整理することで、正確に伝わりやすくするというフレームワークです。

5W1Hを意識して文章を書いたり、話をすれば、伝えたい情報をより明確化でき、過不足なく伝えられるようになります。

5W1Hの必要性

5W1Hがビジネスシーンで必要と言われている理由は、状況と物事を明確かつ具体的に過不足なく相手に伝えられるからです。

逆に言えば、5W1Hが不明瞭だと、情報が正しく伝わらず、結果的に物事が進まなかったり、誤った方向に進んでしまうことがあります。

例えば、「When(いつ)」が伝わっていないと、その業務がいつまでたっても進まないといった事態を招きます。また、「Who(だれが)」が不明瞭なために、「誰かがやるんだろう」と思い込み、結果的に手つかずになってしまうといったケースも起こり得ます。

5W1Hは、情報をわかりやすく、かつ誤解なく伝えられるだけではなく、無駄なやり取りの労力を減らすことができるのです。

会話だけでなくメールやチャット上のテキストコミュニケーションを行う際にも、こちらの意向を相手にわかりやすくかつ明確に理解してもらえます。議事録に活用すれば、誰が読んでも内容が明確に伝わるものにできるでしょう。

フレームワーク活用の際に欠かせない、「言葉選び」についてまとめた下記の資料もご参照ください。

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5W1Hを構成する各英単語の意味

5W1Hは、6つの英単語のシンプルな構成であるものの、使いこなせば「状況を見える化」「戦略の立て直し」「新しいアイデア出し」などさまざまなビジネスシーンに応用できます。

5W1Hの英単語それぞれの意味を理解した上で、より上手に活用していきましょう。

5W1Hとは?

When(いつ)

Whenは時間を意味し、伝えたい情報の日時や、期間、期限などを伝える項目です。会議の連絡であれば会議が行われる時間、イベントならば開催期間・開催日時が該当します。時刻を共有しておくことで、いつまでに何をするべきかなどの段取りを逆算して決められます。

Where(どこで)

Whereは場所を意味し、待ち合わせ場所や開催場所、訪問先などの項目です。施策であれば、それを実施する場所のことを示します。

Who(だれが)

Whoは、人物や企業などの、主語となる項目を意味します。取引先、業務の担当者、顧客などその状況のターゲットとなるものが該当します。誰が中心となって物事をすすめるのか、誰をターゲットにしていくのかを明確にすれば、行動やその周りとの関わり方をより具体的に決められます。

What(何を)

Whatは目的となる人や物、行動を意味し、状況をより具体的に伝えるために必要な情報です。会議であれば議題・テーマ、業務であれば業務内容などが該当します。

Why(なぜ)

Whyは理由や原因、背景にあたり、理解を深めるのになくてはならない項目です。「なぜこのようなトラブルが起きたのか」「なぜこれを行う必要があるのか」等を話すときにWhyをしっかり伝えることを忘れないようにしましょう。理由を明確化することで、ブレずに行動しやすくなります。

How(どのように)

Howは手段を意味し、目的を達成するためのやり方を具体的に伝える項目です。施策を行うならばその施策を行うための準備や段取りが該当します。またトラブル発生時であれば、トラブルを解決するための方法が該当します。

5W1Hのメリットとデメリット

万能のように思える5W1Hですが、デメリットもあります。メリットとあわせて整理していきましょう。

メリット

最大のメリットは、これまで述べてきたとおり5W1Hの構成を意識して情報を伝えることで、「情報の過不足」を防げることです。効率的でストレスの少ないコミュニケーションにつながります。

デメリット

5W1Hは、6つの項目でできているため状況を詳しく伝えてくれるものでありますが、反対にそれだけ伝える情報が多くなるため、冗長になりやすいのです。会話の場合、話が長くなってしまうということになります。

そのため、5W1Hのすべてを必ず網羅するのではなく、必要に応じて不要な情報は省略したほうが良いでしょう。不要な情報を省略すれば、伝える情報が短くなるため、受け取り側は理解しやすく感じるケースもあります。

ビジネスシーンでの5W1Hの活用方法

ビジネスシーンでの5W1Hの活用例として、会議の連絡文を各項目に落とし込むと以下のような形となります。

いつ(When) 6月20日午後3時から
どこで(Where) 本社4階会議室Aで
だれが(Who) 事業企画部が
なにを(What) 新しい企画を発表します
なぜ(Why) 夏商戦に向けて利益を拡大するため
どのように(How) プレゼンテーションを行います

場合によっては、順番を入れ替えても問題ありません。Whyから始めれば経緯を理解してもらえやすくなり、Whatから始めれば何を行うのかを理解してもらいやすくなります。伝えたい事柄と、重要度に応じて順番を入れ替えて活用できることも覚えておきましょう。

5W1H

5W1Hと5W2H・5W3Hの違い

5W1Hを基にした考え方に、5W2H・5W3Hというビジネスフレームワークがあります。それぞれの内容を整理してみましょう。

「5W2H」とは

5W2Hは、5W1Hに「How Much(いくら)」を追加したものです。

5W2Hは、5W1Hよりも1つ要素が多いため伝える内容をより具体的にできます。数値を明確化する必要がなければ5W1H、事業計画などで明確化する必要がある場合は、5W2Hを活用すると良いでしょう。ただし、5W2Hは5W1Hよりも情報量が多くなるため、状況に応じて使用したり、不要な要素を削ることをおすすめします。

5W2Hは、5W1Hに「How Much/How Many」が加えられたものでそれほど大きな違いはありません。目標までの期間や商品の生産数などの、ビジネス計画や費用をより明確にしたい場合は使用してみると良いでしょう。前述のとおりですが、5W1Hと5W2Hの違いは、利益や費用といった数の具体策ができることです。これにより商品やサービスの価格、利益を上げるための分析、事業戦略を立てやすくなります。

具体的な行動や目標を立てられれば、目標へのモチベーションを保つことにもつながるでしょう。

「5W3H」とは

5W1Hと似たフレームワークは5W2Hだけではなく、他にも5W3Hというものがあります。5W3Hも5W1Hをベースにしたフレームワークです。5W1Hでは、情報が足りないというときに5W3Hを活用すれば、より深堀りして詳しい情報を伝えられます。5W1Hをベースとしており、情報を過不足なく伝えるという点は共通です。

5W3Hは、5W2Hの要素に「How Many(規模)」を追加したものです。

・Who(だれが)
・When(いつ)
・Where(どこで)
・What(なにを)
・Why(なぜ)
・How(どのように)
・How Much(価格)
・How Many(規模)

新しい企画の優先順位を決めたり、問題の原因特定に活用できたりとさまざまなシーンで活用可能です。

5W1H、5W2H、5W3Hを上手に活用するポイントは?

5W1H、5W2H、5W3H、いずれも活用する際は事前に次の2つのポイントを押さえておきましょう。

項目が多く、自分の頭の中で整理ができなくなったときは伝える前に紙に書き出すなどの準備をしてみましょう。これにより、伝え忘れや混乱を防ぐことができます。

また、要素には決まった順番はないため、目的や優先順位に応じて項目を変えるのも良いでしょう。基本的な順番通りでなくても、伝えたい相手が求めている情報を先に伝えていくことにより、受け取り側は話を整理しやすくなります。核心部分は最初に伝えて、残りは伝わりやすいように要素の順番を変えていくのも手です。

「6W2H」とは

5W1Hの派生系となるフレームワークに「6W2H」というものもあります。5W1Hに「Whom(だれに)」と「How much(いくらで)」の2項目を追加したものです。詳しくは下記の記事をご参照ください。

まとめ

本記事では、ビジネスで活用できるフレームワーク「5W1H」「5W2H」「5W3H」について解説しました。

これらをビジネスシーンで活用することで認識のズレや時間・労力の無駄を減らすことができます。

ポイントを押さえていくことで、要素が多くとも上手に活用できるでしょう。伝えたい内容がうまくまとまらない、いつも認識のズレが生じると悩んでいる方は、本記事で解説したフレームワークを意識してみてください。

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